Dopo essere entrati nella sezione “Base di informazioni”, si aprirà la pagina principale, dove potrete creare le vostre cartelle, documenti oppure importare quelli già pronti.

Per semplificare la navigazione tra i documenti, consigliamo di creare cartelle dove verranno archiviati i vostri file. Questo vi aiuterà a organizzarli per categorie, argomenti o altri criteri, rendendo la ricerca e l’accesso ai documenti necessari molto più comodi.

Per creare una cartella, è necessario cliccare sul pulsante “Crea cartella”.

Dopo di ciò, si aprirà una finestra per la creazione della cartella, dove sarà necessario specificarne il nome e cliccare sul pulsante “Creare”.

Se avete già una cartella creata, potete aggiungervi altre cartelle, rendendola una “Cartella principale” che conterrà tutte le altre. Per fare ciò, nella finestra di creazione della cartella è necessario selezionare la “Cartella principale”. Ad esempio, se avete una cartella chiamata “Informazioni per il reparto vendite” e volete aggiungere una nuova cartella “Piano vendite” al suo interno, dovrete accedere alla finestra di creazione della cartella e specificare in quale cartella desiderate aggiungerla.

E ora la cartella “Piano vendite” si troverà all’interno della cartella principale “Informazioni per il reparto vendite”.

Potete modificare, eliminare e Sposta le vostre cartelle.

Per farlo, è necessario cliccare sui tre puntini che si trovano a destra della vostra cartella. Si aprirà una finestra in cui potrete scegliere una delle seguenti opzioni.

Condividere: Potete condividere questa cartella con persone specifiche, gruppi o reparti.

Modificare: La possibilità di cambiare il nome della cartella o di selezionare un’altra cartella principale.

Eliminare: Potete eliminare completamente la cartella dal sistema.

Sposta: Potete spostare le cartelle da una posizione all’altra.

Per creare un documento nella pagina principale, è necessario cliccare sul pulsante “Crea documento”, assegnargli un nome e scegliere la cartella in cui verrà archiviato.

Una volta aperto il documento, si accederà alla pagina dove sarà possibile inserire le informazioni necessarie e modificarle (come ad esempio in Microsoft Word).

Nella barra di modifica è presente anche l’intelligenza artificiale, che offre tre opzioni: parafrasare, allungare il testo e accorciare il testo.

Queste opzioni possono facilitare notevolmente il lavoro con il testo, permettendo di adattarlo rapidamente alle esigenze specifiche, evitando ripetizioni o, al contrario, aggiungendo più dettagli per una migliore comprensione. Per utilizzarle, è necessario prima selezionare il testo desiderato.

Inoltre, nella pagina del documento è disponibile una comoda funzione “Traduzioni”, che consente di tradurre l’intero file in diverse lingue.

Si può selezionare una o più lingue. Ad esempio, si possono scegliere francese, spagnolo, inglese. Ora, per tradurre il testo, è necessario cliccare su una delle lingue selezionate (ad esempio, inglese).

Ora il testo è stato tradotto in inglese. Per tornare alla versione in italiano, basta cliccare su “italiana”.

Dopo aver terminato la modifica del documento, potete salvare come bozza (in questo caso, il file sarà visibile solo agli amministratori) oppure pubblicare, se il documento è pronto e deve essere accessibile a tutti i dipendenti.

Allo stesso modo delle cartelle, è possibile condividere il documento, sposta in un’altra cartella o eliminarlo.

Se avete già un documento pronto, potete importarlo nel sistema utilizzando l’opzione “Importare”. Dopo di ciò, il documento apparirà nel vostro pannello e potrete spostarlo nella cartella desiderata tramite la funzione Move.

I documenti possono essere importati in 2 formati: Doc, Docx.