Після того, як перейшли у розділ “База знань” Вам відкриється головна сторінка, де можете створювати свої папки, документи або імпортувати вже готові.

Для того, щоб полегшити навігацію між документами рекомендуємо створити папки, де будуть зберігатися Ваші файли, це допоможе розділити їх за категоріями, темами або іншими критеріями, що зробить пошук і доступ до потрібних документів значно зручнішими.

Щоб створити папку Вам необхідно натиснути на кнопку “Створити папку”.

Після цього відкриється вікно створення папки, де Вам потрібно вказати її ім’я та натиснути на кнопку “Створити”.

Якщо у вас уже є створена папка, Ви можете додати в неї інші папки, що зробить її “Батьківською папкою”, яка буде містити всі інші. Щоб це зробити, у вікні створення папки необхідно вибрати “Батьківську папку”. Наприклад, якщо у Вас є папка “Інформація для відділу продажів” і Ви хочете додати в неї нову папку “План продажів”, потрібно перейти до вікна створення папки та вказати, в яку саме папку Ви хочете її додати.

І тепер папка “План продажів” буде знаходитися в Батьківські папці “Інформація для відділу продажів”.

Ви можете редагувати, видаляти та поширювати свої папки.

Для цього необхідно натиснути на трикрапку, яка знаходиться праворуч від Вашої папки, після чого відкриється вікно, де Ви можете обрати одну з цих функцій.

Поділитися: Ви можете поширити цю папку серед конкретних людей, груп чи відділів.

Редагування: Можливість змінити ім’я папки чи обрати іншу Батьківську папку.

Видалення: Ви можете повністю видалити папку з системи.

Щоб створити документ на головній сторінці потрібно клікнути на кнопку “Створити документ”, дати йому ім’я та вибрати папку, де він буде зберігатися.

Відкривши документ, ми перейдемо до сторінки, де можна вже розмістити потрібну інформацію, а також її редагувати (як наприклад в додатку Microsoft Word).

В стрічці редагування також присутній штучний інтелект, який має три опції: перефразувати, зробити текст довше та зробити текст коротше. Ці опції можуть значно полегшити роботу з текстом, дозволяючи швидко адаптувати його під конкретні потреби, уникати повторів або, навпаки, додати більше деталей для кращого розуміння. Щоб ними скористатися, спочатку треба виділити потрібний текст.

Крім того, на сторінці документа доступна зручна функція “Translations”, яка дозволяє перекладати весь файл на різні мови.

Можна обрати одну, або декілька. Наприклад, обираємо англійську, французьку та іспанську. І тепер, щоб перекласти текст, нам потрібно клікнути на одну із вибраних мов (англійська).

Тепер текст перекладено на англійську мову. Щоб повернути українську, треба просто клікнути “Українська”.

Після завершення редагування документу, Ви можете зберегти його як чернетку (в цьому випадку файл буде видимий лише адміністратору) або опублікувати, якщо документ готовий і має бути доступний для всіх співробітників.

Так само, як і з папками ми можемо поділитися документом, перемістити (Move) його в іншу папку, а також видалити.

Якщо у Вас вже є готовий документ, Ви можете імпортувати його в систему за допомогою опції “Імпорт”. Після цього документ з’явиться у Вашій панелі і Ви зможете перемістити його в потрібну папку через функцію Move.
​

Документи можна імпортувати в 2 форматах: Doc та Docx.