Después de ingresar a la sección “Base de Conocimientos”, se abrirá la página principal, donde podrá crear sus carpetas, documentos o importar los ya existentes.

Para facilitar la navegación entre los documentos, recomendamos crear carpetas donde se almacenarán sus archivos. Esto ayudará a dividirlos por categorías, temas o criterios adicionales, lo que hará que la búsqueda y el acceso a los documentos necesarios sea mucho más conveniente.

Para crear una carpeta, debe hacer clic en el botón “Crear carpeta”.

Después de eso, se abrirá una ventana para crear la carpeta, donde deberá indicar su nombre y hacer clic en el botón “Crear”.
​

Si ya tiene una carpeta creada, puede agregar otras carpetas dentro de ella, convirtiéndola en una “Carpeta principal” que contendrá todas las demás. Para hacerlo, en la ventana de creación de la carpeta debe seleccionar “Carpeta principal”. Por ejemplo, si tiene una carpeta llamada “Información para el departamento de ventas” y desea agregarle una nueva carpeta llamada “Plan de ventas”, debe ir a la ventana de creación de la carpeta e indicar en qué carpeta desea agregarla.

Y ahora la carpeta “Plan de ventas” estará dentro de la carpeta principal “Información para el departamento de ventas”.

Puedes editar, borrar y compartir tus carpetas.

Para hacerlo, debes hacer clic en los tres puntos ubicados a la derecha de tu carpeta. Luego, se abrirá una ventana donde podrás elegir una de estas opciones.

Compartir: Puedes compartir esta carpeta con personas, grupos o departamentos específicos.

Editar: Opción para cambiar el nombre de la carpeta o seleccionar una carpeta principal diferente.

Mover: Puedes mover la carpeta a otro lugar.
​

Borrando: Puedes eliminar completamente la carpeta del sistema.

Para crear un documento en la página principal, debes hacer clic en el botón “Crear documentos”, darle un nombre y seleccionar la carpeta en la que se guardará.

Al abrir el documento, accederemos a la página donde podrás colocar la información necesaria y editarla (de manera similar a como lo harías en una aplicación como Microsoft Word).

En la barra de edición también hay una inteligencia artificial que ofrece tres opciones: parafrasear, alargar el texto y acortar el texto. Estas opciones pueden facilitar considerablemente el trabajo con el texto, permitiendo adaptarlo rápidamente a las necesidades específicas, evitar repeticiones o, por el contrario, agregar más detalles para una mejor comprensión. Para utilizarlas, primero debe seleccionar el texto necesario.

Además, en la página del documento, está disponible una función conveniente llamada "Traducciones", que permite traducir todo el archivo a diferentes idiomas.

Se puede seleccionar uno o varios idiomas. Por ejemplo, seleccionamos inglés, аrancés y polaco. Ahora, para traducir el texto, simplemente debemos hacer clic en uno de los idiomas seleccionados (por ejemplo, inglés).

Ahora el texto está traducido al inglés. Para volver al español, simplemente haz clic en “español”.

Después de terminar de editar el documento, puedes guardarlo como borrador (en este caso, el archivo solo será visible para el administrador) o publicar si el documento está listo y debe estar disponible para todos los empleados.

Al igual que con las carpetas, podemos compartir un documento, mover a otra carpeta y borrar.

Si ya tiene un documento listo, puede importarlo al sistema utilizando la opción “Importar”. Después de eso, el documento aparecerá en su panel y podrá moverlo a la carpeta deseada utilizando la función “Move”.

Los documentos se pueden importar en 2 formatos: Doc у Docx.